E-Mails mit Regeln filtern

Aktualisiert am 19. September 2026

Erstellen Sie Mail-Regeln, die eingehende Mail automatisch sortieren, kennzeichnen und bearbeiten.

Regeln laufen auf dem Aster-Server, sobald eine Nachricht eintrifft, sie funktionieren also auch dann, wenn keines Ihrer Geräte geöffnet ist.

Eine Regel erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen > Mail-Regeln.
Klicken Sie auf Neue Regel. Der Editor öffnet sich mit dem Titel Regel erstellen.
Benennen Sie die Regel. Optional: Wählen Sie eine Farbe.
Wählen Sie unter Wenn Mail übereinstimmt die Option alle Bedingungen oder eine beliebige Bedingung.
Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, wählen Sie, worauf geprüft wird, und geben Sie einen Wert ein. Wiederholen Sie das für jede Bedingung.
Klicken Sie unter Dies tun auf Aktion hinzufügen und wählen Sie, was mit übereinstimmender Mail geschieht. Sie können mehr als eine Aktion hinzufügen.
Klicken Sie auf Regel speichern.

Bedingungen

Eine Bedingung kann den Absender prüfen, die Empfänger in An, Cc oder Bcc, die Reply-To-Adresse, den Betreff, den Nachrichtentext, einen Header, die List-ID, Anhänge samt ihren Namen und Größen, die Nachrichtengröße, die Anzahl der Empfänger, das Empfangsdatum, den Spam-Wert, ob die Nachricht eine Antwort oder eine Weiterleitung ist, sowie die SPF-, DKIM- und DMARC-Ergebnisse. Je nach Feld können Sie mit ist, enthält, beginnt mit, endet mit, entspricht Regex, entspricht Domain oder einem Zahlenvergleich prüfen, und Sie können Groß-/Kleinschreibung beachten aktivieren.

Prüfen Sie auf eine Adresse statt auf einen Anzeigenamen, denn Absender können ihren Anzeigenamen jederzeit ändern.

Aktionen

Eine Regel kann eine Nachricht in einen Ordner verschieben, Labels vergeben, sie als gelesen oder ungelesen markieren, sie mit einem Stern versehen, den Posteingang überspringen, sie löschen, sie anheften, sie zurückstellen, sie einer Kategorie zuordnen oder ihre Benachrichtigung ändern.

Regeln können keine Mail weiterleiten und keine automatischen Antworten senden. Um Mail weiterzuleiten, verwenden Sie den Tab Auto-Weiterleitung unter Einstellungen > Mail-Regeln. Um während Ihrer Abwesenheit zu antworten, siehe Eine Abwesenheitsnotiz einrichten.

Mit einer Vorlage beginnen

Klicken Sie unter Einstellungen > Mail-Regeln auf Vorlagen, um aus den Regelvorlagen zu wählen. Passen Sie die Vorlage an Ihre Mail an und speichern Sie sie dann.

Eine Regel als Ausdruck schreiben

Um Bedingungen als Text einzugeben, wechseln Sie vom Tab Visuell zum Tab Ausdruck. Beispiel:

from.address is "alice@example.com" and subject contains "receipt"

Wenn der Ausdruck ungültig ist, zeigt Aster einen Fehler an und speichert die Regel nicht.

Wie Regeln angewendet werden

Aster prüft die Regeln in der Reihenfolge, in der sie in der Liste stehen. Um die Reihenfolge zu ändern, ziehen Sie eine Regel an eine andere Position. Jede zutreffende Regel wird angewendet, eine Regel kann eine Nachricht also mit einem Stern versehen, während eine andere sie verschiebt. Vermeiden Sie zwei Regeln, die dieselbe Nachricht in unterschiedliche Ordner verschieben.

Eine Regel auf vorhandene Mail anwenden

Regeln wirken nur auf Mail, die nach dem Speichern eintrifft. Um eine gespeicherte Regel auf bereits vorhandene Mail anzuwenden, öffnen Sie die Regel in der Liste und wählen dann Jetzt auf vorhandene Mail anwenden.

Die Regel läuft im Hintergrund und zeigt an, wie viele Nachrichten sie geprüft und geändert hat. Um einen Durchlauf vorzeitig zu beenden, klicken Sie auf Anwenden stoppen. Der Server kann manche verschlüsselten Nachrichten nicht lesen, er überspringt sie und teilt Ihnen mit, wie viele er übersprungen hat.

Ihre Regeln verwalten

Um eine Regel zu ändern, wählen Sie sie in der Liste aus, um den Editor zu öffnen. Um eine Regel zu entfernen, öffnen Sie sie und wählen dann Löschen.

Der Free-Tarif enthält 2 Regeln. Bezahlte Tarife haben kein Limit. Wenn Sie das Limit erreichen, zeigt Aster Limit für Mail-Regeln erreicht an. Siehe Aster-Tarife vergleichen. Alle Optionen im Regeleditor finden Sie unter Einstellungen für Mail-Regeln.

Fehlerbehebung

Die Regel greift nicht: Prüfen Sie, ob eine andere Regel weiter oben in der Liste die Nachricht zuerst verschiebt oder löscht.
Die Regel trifft auf zu wenig zu: Eine Regel, die auf alle Bedingungen eingestellt ist, greift nur, wenn jede Bedingung zutrifft.
Ältere Mail wird nicht sortiert: Öffnen Sie die Regel und wählen Sie dann Jetzt auf vorhandene Mail anwenden.