Configurer une réponse automatique d'absence
Une réponse d’absence envoie une courte réponse aux personnes qui vous écrivent pendant votre absence. Aster envoie les réponses depuis le serveur, donc la réponse d’absence continue de fonctionner quand vos appareils sont éteints. Les réponses d’absence sont disponibles avec les forfaits payants.
Activer la réponse d’absence
- Allez dans Paramètres > Règles de messagerie.
- Sélectionnez l’onglet Réponse automatique.
- Sélectionnez Configurer la réponse d’absence.
- Saisissez un Objet et un Message.
- Facultatif : définissez une Date de début et, si vous savez quand vous rentrez, une Date de fin. Sans date de début, la réponse d’absence démarre dès que vous l’enregistrez.
- Pour ne pas répondre aux autres utilisateurs d’Aster, sélectionnez Répondre uniquement aux expéditeurs externes. Les sections suivantes expliquent qui reçoit une réponse.
- Sélectionnez Enregistrer.
La réponse d’absence démarre à la date de début et s’arrête après la date de fin. Aster compare les dates en temps universel coordonné (UTC), donc la réponse d’absence peut démarrer ou s’arrêter quelques heures avant ou après minuit chez vous. Si le moment exact compte, définissez la date de début un jour plus tôt.
Vérifier, mettre en pause ou modifier la réponse d’absence
Ouvrez l’onglet Réponse automatique à tout moment pour voir si votre réponse est active ou en pause, combien de réponses elle a envoyées et quand elle a envoyé la dernière.
- Modifier la réponse : sélectionnez Modifier la réponse d’absence, apportez vos changements, puis sélectionnez Enregistrer.
- La mettre en pause : sélectionnez Désactiver. Votre message et vos dates restent enregistrés, ce qui vous permet de sélectionner Activer pour la remettre en service.
- La supprimer : sélectionnez Supprimer. Aster retire votre réponse d’absence et son calendrier.
Que faut-il écrire
Restez bref. Indiquez que vous êtes absent, quand vous revenez et qui contacter si une question ne peut pas attendre. Ne mentionnez ni vos dates de voyage exactes ni votre lieu de séjour, car les réponses automatiques parviennent aussi à des inconnus.
Par exemple :
Merci pour votre message. Je suis absent jusqu’au lundi 5 octobre, avec un accès limité à ma messagerie. Pour toute urgence, contactez Sam à l’adresse sam@example.com.
L’objet peut contenir jusqu’à 500 caractères, et le message jusqu’à 5 000 caractères.
Choisir qui reçoit une réponse
Par défaut, la réponse d’absence répond à toute personne qui vous écrit, tant que le message remplit les conditions. Lorsque vous sélectionnez Répondre uniquement aux expéditeurs externes, Aster ignore les personnes qui écrivent depuis une adresse Aster ou depuis l’un de vos domaines d’alias. Utilisez ce réglage lorsque vos collègues savent déjà que vous êtes absent.
Qui ne reçoit pas de réponse
Pour éviter d’envoyer des réponses là où elles ne sont pas souhaitées, Aster ne répond jamais à ces messages :
- Le courrier que le filtre anti-spam a marqué comme indésirable.
- Le courrier provenant de listes de diffusion.
- Les messages automatiques, y compris les autres réponses automatiques et les avis de rejet.
- Les messages provenant d’adresses telles que
noreply,mailer-daemonetpostmaster. - Les messages dont l’adresse d’expéditeur échoue aux vérifications SPF et DMARC, car l’adresse peut être falsifiée.
Aster ne répond aussi qu’une seule fois tous les sept jours à un même expéditeur, même si cette personne vous écrit plusieurs fois. Cela évite que la réponse d’absence réponde encore et encore, et empêche deux réponses d’absence de se répondre l’une à l’autre.
Alias et domaines personnalisés
La réponse d’absence répond au courrier envoyé à n’importe quelle adresse de votre compte, y compris vos alias et les adresses de votre propre domaine. La réponse part toujours de votre adresse Aster principale, et non de l’alias auquel le message a été envoyé. Si vous distribuez des alias pour garder votre adresse principale privée, gardez ce point à l’esprit avant d’activer la réponse d’absence. L’objet de la réponse commence par « Re: », et une copie de chaque réponse apparaît dans Envoyés.
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